私は、お客様との打ち合わせ内容を上司にしっかり共有したいあまり、話したことをすべて文章にして報告していました。
その結果、「文字が多くて読む気がしない」「要点が分かりにくい」と指摘され、自信をなくしてしまった時期があります。
しかし、「相手に本当に必要なことをまとめて伝える」ことを意識すると、伝わる報告書には共通点があることに気づきました。
1. 結論を先に書く
報告書では、結論（結果どうなったか）を最初に書くことが重要です。
報告を受ける側は、背景や理由よりもまず「結果」を知りたいからです。
結論を先に伝えることで、読む側が背景や理由から結果を推測する労力を減らすことができます。
私はこのことに気づいてから、「結論 → 理由 → 背景」の順で書くよう心がけています。
こうすることで、読む側に「結末はどうなるのだろう」という心理的な不安を与えず、安心して読める報告書になります。
問題が発生した場合でも、原因や対策に自然と焦点が当たり、相手にとって次につながる内容になります。
この型に変えたことで、報告書の内容が整理され、読みやすくなりました。
結果として、上司からの指摘も大幅に減りました。
2. 要点を整理して簡潔にまとめる
報告書は、すべての情報を盛り込むよりも、要点を整理して簡潔にまとめることが大切です。
情報が多すぎると、読む側は「どこが重要なのか」が分かりにくくなってしまいます。
私は、まず「報告の目的」と「伝えるべき事実」を整理し、
それを3つ以内の要点に分けてまとめるようにしています。
こうすることで文章が自然と短くなり、
読む側も「何を理解すればよいのか」がすぐに分かるようになりました。
また、上司や取引先からの確認や返信も早くなり、仕事のスピードも上がりました。
3. 誰に伝えるか（目的）を意識する
以前は、上司や取引先など、現場や状況を知らない相手に報告する際、どうしても伝わりにくいと感じていました。
そのため、「できるだけ現状を詳しく伝えよう」と思うあまり、文字数や情報量が多くなり、
結果的に「どこがポイントなのか分からない」というストレスを与えていました。
そこで私は、「報告を受ける側の目的」を意識するようにしました。
相手が「この報告で何を知りたいのか」「何を判断したいのか」を考え、
その立場に立って書き始めるようにしたのです。
その上で、相手の目的に沿って必要な情報だけを選び、要点を簡潔にまとめるようにしています。
この意識を持つようになってから、報告書の読みやすさが格段に上がり、
「要点が分かりやすくなった」と言ってもらえることが増えました。
結果として、相手の理解や判断が早くなり、コミュニケーションもスムーズになりました。
まとめ
今回紹介した3つのコツを意識することで、報告書は格段に伝わりやすくなります。
- 結論を先に書く
- 要点を整理して簡潔にまとめる
- 誰に伝えるかを意識する
構成 → 内容整理 → 相手意識
この順番で書くと、読み手にとって理解しやすい文章になります。